Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής: Τι αλλάζει από 1η Μαΐου για e-shops, εμπόριο και logistics

Από την 1η Μαΐου 2026, η διακίνηση αγαθών περνά σε μια νέα ψηφιακή εποχή, καθώς η Β’ Φάση του Ψηφιακού Δελτίου Αποστολής καθίσταται υποχρεωτική για το μεγαλύτερο μέρος της αγοράς. Το νέο πλαίσιο επηρεάζει άμεσα εμπορικές επιχειρήσεις, e-shops, αποθήκες, μεταφορικές εταιρείες και παρόχους logistics, αλλάζοντας ουσιαστικά τον τρόπο με τον οποίο εκδίδονται, παρακολουθούνται και επιβεβαιώνονται οι αποστολές προϊόντων.

Σύμφωνα με το νέο χρονοδιάγραμμα, η δεύτερη φάση της ψηφιακής παρακολούθησης διακίνησης αποθεμάτων καθίσταται υποχρεωτική από την 1η Μαΐου 2026 και εφεξής για το σύνολο των υπόχρεων επιχειρήσεων. Από την 1η Δεκεμβρίου 2025 ισχύει ήδη η υποχρέωση ψηφιακής έκδοσης και διαβίβασης των δεδομένων της πρώτης φάσης για τις επιχειρήσεις που δεν είχαν ενταχθεί νωρίτερα.

Το QR Code ως «ψηφιακό διαβατήριο» του φορτίου

Με τη Β’ Φάση, κάθε διακίνηση αποθεμάτων αποκτά πιο πλήρη ψηφιακή ταυτότητα. Το παραστατικό διακίνησης συνοδεύεται από μοναδικό QR Code, το οποίο μπορεί να χρησιμοποιηθεί για έλεγχο, επιβεβαίωση και παρακολούθηση της πορείας των αγαθών.

Η ΑΑΔΕ περιγράφει τη διαδικασία σε δύο στάδια: στην Α’ Φάση περιλαμβάνονται η έκδοση παραστατικών, η διαβίβαση δεδομένων στο myDATA και η δυνατότητα ελέγχου μέσω QR Code. Στη Β’ Φάση προστίθενται η ψηφιακή παρακολούθηση φορτώσεων και μεταφορτώσεων, η παραλαβή παραστατικών και αγαθών με σάρωση QR Code, καθώς και ο ποσοτικός και ποιοτικός έλεγχος από τον λήπτη.

Στην πράξη, αυτό σημαίνει ότι η διακίνηση δεν αντιμετωπίζεται πλέον μόνο ως ένα έντυπο ή ηλεκτρονικό παραστατικό που συνοδεύει το φορτίο. Γίνεται μέρος μιας αλυσίδας δεδομένων, η οποία καταγράφει κρίσιμα στάδια: από την έκδοση και τη φόρτωση έως τη μεταφόρτωση, την παράδοση και την επιβεβαίωση παραλαβής.

Για τα e-shops, η αλλαγή είναι ιδιαίτερα σημαντική. Κάθε ηλεκτρονικό κατάστημα που αποστέλλει προϊόντα, είτε από δική του αποθήκη είτε μέσω συνεργαζόμενης αποθήκης ή 3PL, πρέπει να εξετάσει αν οι διαδικασίες του καλύπτουν τις νέες απαιτήσεις.

Η υποχρέωση μπορεί να αφορά, ενδεικτικά:

• e-shops που αποστέλλουν φυσικά προϊόντα σε πελάτες,
• εμπορικές επιχειρήσεις χονδρικής και λιανικής,
• επιχειρήσεις με αποθήκες, υποκαταστήματα ή σημεία διανομής,
• επιχειρήσεις που μεταφέρουν αποθέματα μεταξύ εγκαταστάσεων,
• παραγωγικές μονάδες, βιοτεχνίες και εταιρείες συσκευασίας,
• logistics providers, 3PL, κέντρα διαλογής και επιχειρήσεις μεταφορτώσεων,
• επιχειρήσεις που παραδίδουν προϊόντα σε συνεργάτες, πελάτες ή σημεία πώλησης.

Αίτημα για παράταση από φορείς και λογιστές

Παρά την έναρξη της υποχρεωτικής εφαρμογής, φορείς της αγοράς και λογιστές ζητούν παράταση, επικαλούμενοι τεχνικές και λειτουργικές εκκρεμότητες. Μεταξύ των ζητημάτων που αναδεικνύονται είναι η ανάγκη για σαφέστερες οδηγίες σχετικά με αποκλίσεις, τεχνικά προβλήματα, απώλεια σύνδεσης, μη σάρωση QR Code και ομοιόμορφη εφαρμογή των διαδικασιών από τις επιχειρήσεις.

Το αίτημα αυτό δείχνει ότι η αγορά αναγνωρίζει τη σημασία της ψηφιοποίησης, αλλά ταυτόχρονα ζητά επαρκή χρόνο προσαρμογής. Για αρκετές μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις, ειδικά στο ηλεκτρονικό εμπόριο, η πρόκληση δεν είναι μόνο η συμμόρφωση, αλλά η ομαλή ενσωμάτωση της νέας διαδικασίας στην καθημερινή λειτουργία.